XRechnung vs. ZUGFeRD: Welches Format wann passt.
XRechnung und ZUGFeRD sind die beiden gängigen E-Rechnungsformate in Deutschland, beide erfüllen die europäische Norm EN 16931. XRechnung ist ein reiner XML-Datensatz ohne Bildanteil und der Standard bei Rechnungen an Behörden. ZUGFeRD ist ein Hybridformat: eine lesbare PDF mit eingebettetem XML, sodass Mensch und System dieselbe Datei nutzen.
Welches Format Sie brauchen, hängt am Empfänger, nicht am Geschmack. Hier die Unterschiede und die Regeln für die Praxis.
XRechnung und ZUGFeRD im Vergleich.
| Kriterium | XRechnung | ZUGFeRD |
|---|---|---|
| Aufbau | Reines XML, kein Bildanteil | PDF mit eingebettetem XML |
| Für Menschen lesbar | Nur mit Viewer oder Software | PDF direkt lesbar, XML für Systeme |
| Norm | EN 16931 konform | EN 16931 konform in den entsprechenden Profilen |
| Behörden | Standard der öffentlichen Verwaltung, Leitweg-ID adressiert den Auftraggeber | Je nach Portal akzeptiert, XRechnung ist die sichere Wahl |
| B2B-Alltag | Sinnvoll bei vollautomatischer Verarbeitung auf beiden Seiten | Beliebt, weil auch Empfänger ohne Automatisierung die PDF öffnen können |
| Rechtliches Original | Der XML-Datensatz | Der eingebettete XML-Teil, die PDF ist nur die Ansicht |
Steuerlich zählt bei beiden Formaten der strukturierte XML-Teil. Eine einfache PDF ohne eingebettetes XML ist keine E-Rechnung.
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In Ihrer kostenlosen Ausschreibung halten Sie fest, dass XRechnung und ZUGFeRD erzeugt, empfangen und archiviert werden müssen. Anbieter mit fertiger E-Rechnungs-Funktion bewerben sich direkt auf Ihr Projekt, und Sie vergleichen konkrete Antworten statt Prospektversprechen.
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XRechnung wählen, wenn ...
Sie an Bund, Länder oder Kommunen fakturieren, denn dort ist das reine XML-Format der Standard und die Leitweg-ID des Auftraggebers Pflichtangabe. Auch im B2B passt XRechnung, wenn beide Seiten vollautomatisch verarbeiten und niemand eine PDF-Ansicht braucht.
ZUGFeRD wählen, wenn ...
Ihre Empfänger gemischt aufgestellt sind: Der eine Kunde liest das XML maschinell ein, der andere öffnet einfach die PDF. Genau für diesen Alltag wurde das Hybridformat gebaut, eine Datei bedient beide Welten.
Was Ihr ERP für beide Formate können muss.
Die Formatfrage entscheidet nicht XRechnung oder ZUGFeRD, sondern beides. Ein zukunftsfähiges System deckt diese Punkte ab.
- 1Ausgangsrechnungen wahlweise als XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen, je nach Kunde steuerbar
- 2Leitweg-ID und Format-Vorgabe im Kundenstamm hinterlegen, nicht bei jeder Rechnung neu erfassen
- 3Eingehende E-Rechnungen automatisch einlesen, validieren und zur Verbuchung vorschlagen
- 4Den XML-Teil revisionssicher archivieren, nicht nur die PDF-Ansicht
- 5Versandwege abdecken, die Ihre Kunden fordern, etwa E-Mail oder Behördenportale
Häufige Fragen zu XRechnung und ZUGFeRD.
Ist ZUGFeRD eine vollwertige E-Rechnung?
Ja, sofern das genutzte Profil die EN 16931 erfüllt, was bei aktuellen ZUGFeRD-Versionen der Standardfall ist. Entscheidend ist der eingebettete XML-Datensatz, die sichtbare PDF ist nur die Leseansicht.
Was ist die Leitweg-ID?
Die Leitweg-ID ist eine Kennung, mit der öffentliche Auftraggeber in Deutschland adressiert werden. Sie steht in der XRechnung und sorgt dafür, dass die Rechnung im richtigen Amt und der richtigen Abteilung ankommt. Ihr Auftraggeber teilt sie Ihnen mit der Beauftragung mit.
Kann ich beide Formate parallel nutzen?
Ja, das ist der Normalfall. Gute Systeme hinterlegen je Kunde das gewünschte Format und erzeugen die Rechnung dann automatisch passend. Behörden bekommen XRechnung, Geschäftskunden je nach Absprache ZUGFeRD oder XRechnung.
Welches Format verlangt die E-Rechnungspflicht im B2B?
Die Pflicht verlangt kein bestimmtes Produkt, sondern ein strukturiertes Format nach EN 16931. XRechnung und ZUGFeRD erfüllen das beide. Sie können also mit Ihren Geschäftspartnern vereinbaren, was in der Praxis am besten funktioniert.
Muss ich die PDF oder das XML archivieren?
Das XML ist die eigentliche Rechnung und muss unverändert aufbewahrt werden. Bei ZUGFeRD archivieren Sie sinnvollerweise die komplette Hybriddatei, dann bleiben Ansicht und Datensatz zusammen. Wichtig ist, dass die Archivierung revisionssicher erfolgt.
Mein System kann nur PDF erzeugen, was nun?
Dann brauchen Sie ein Update, ein Zusatzmodul oder ein neues System, denn spätestens mit den Ausstellungspflichten 2027 und 2028 reicht die PDF nicht mehr. Was der wirtschaftlichste Weg ist, zeigt der Vergleich konkreter Angebote. Mit unserer kostenlosen Ausschreibung holen Sie diese Angebote in einem Schritt ein.
Stand: August 2026. Dieser Beitrag informiert allgemein und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.
Das Format ist eine Einstellung, kein eigenes Projekt.
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