ERP-Ausschreibung: Vorlage, Aufbau und Muster.
Eine ERP-Ausschreibung besteht aus sieben Teilen: anonymes Unternehmensprofil, Ausgangslage, Anforderungen nach Bereichen, Mengengerüst, Schnittstellen, Zeit- und Budgetrahmen sowie Vorgaben für das Angebot. Eine kostenlose Vorlage dafür gibt es auf erp-ausschreibungen.de, und wer es schneller mag, beschreibt sein Vorhaben formlos und lässt die KI-Assistenz der Plattform daraus die fertige Ausschreibung erstellen.
Gute Ausschreibungen sind kürzer, als viele denken: Anbieter brauchen keine Romanform, sondern die richtigen Angaben in klarer Reihenfolge.
Die sieben Teile jeder guten ERP-Ausschreibung.
01
Unternehmensprofil, anonym
Branche, Größenordnung der Mitarbeiter und des Umsatzes, Standorte, Geschäftsmodell. Kein Firmenname: Die Angaben müssen passen lassen, nicht identifizieren.
02
Ausgangslage und Anlass
Welche Systeme laufen heute, wo klemmt es, und warum jetzt? Der Anlass (Wachstum, Altsystem, E-Rechnung) hilft Anbietern, die Dringlichkeit und den Zuschnitt zu verstehen.
03
Anforderungen nach Bereichen
Je Bereich (Verkauf, Lager, Einkauf, Fertigung, Buchhaltung) die Muss- und Kann-Anforderungen in verständlicher Sprache. Prozesse beschreiben, keine Produktnamen.
04
Mengengerüst
Nutzerzahl, Belege pro Monat, Artikel, Kunden, Lieferanten, Lagerplätze. Diese Zahlen entscheiden über Systemklasse und Preis mehr als jede Funktionsliste.
05
Schnittstellen und Daten
Was bleibt und muss angebunden werden (Shop, Kasse, DATEV, Maschinen)? Welche Altdaten sollen übernommen werden, und in welcher Qualität liegen sie vor?
06
Zeitplan und Budgetrahmen
Gewünschter Go-live, feste Termine wie der Jahreswechsel, und ein ehrlicher Budgetrahmen als Spanne. Das filtert unpassende Angebote, bevor sie Arbeit machen.
07
Vorgaben für das Angebot
Was jedes Angebot enthalten muss: Fünf-Jahres-Kosten, Referenzen in Ihrer Größe, Projektvorgehen, Verantwortlichkeiten. So werden die Rückläufe vergleichbar.
Die Vorlage können Sie sich auch sparen.
Auf erp-ausschreibungen.de beschreiben Sie Ihr Vorhaben in ein paar Sätzen, und die KI-Assistenz erstellt daraus die vollständige, strukturierte Ausschreibung, anonym und ohne Firmenname. Passende ERP-Anbieter und Agenturen bewerben sich mit konkreten Angeboten. Für Unternehmen dauerhaft kostenlos.
Jetzt kostenlos ausschreibenDie Teile im Detail: was hineingehört und was schiefgeht.
| Teil | Das gehört hinein | Der typische Fehler |
|---|---|---|
| Unternehmensprofil | Branche, Mitarbeiterspanne, Standorte, Vertriebskanäle | Firmenname und Website verraten, dann beginnen die Werbeanrufe |
| Ausgangslage | Heutige Systeme, konkrete Schmerzpunkte, Anlass des Wechsels | Nur Schlagworte wie Digitalisierung, ohne echten Schmerz |
| Anforderungen | Prozesse in Alltagssprache, getrennt nach Muss und Kann | Hundert Checklisten-Zeilen, die jeder Anbieter mit Ja beantwortet |
| Mengengerüst | Nutzer, Belege/Monat, Artikel, Kunden, Lagerplätze | Fehlt komplett, dann sind alle Preisangaben Kaffeesatz |
| Schnittstellen | Bleibende Systeme, Datenübernahme-Umfang, Datenqualität | Taucht erst im Projekt auf und sprengt dann das Budget |
| Zeit und Budget | Wunsch-Go-live, Fixtermine, Budgetspanne | Kein Rahmen genannt, es bewerben sich die Falschen |
| Angebotsvorgaben | Fünf-Jahres-Kosten, Referenzen, Vorgehen, Ansprechpartner | Jedes Angebot kommt anders aufgebaut, nichts ist vergleichbar |
Formulierungshilfen: Sätze zum Übernehmen.
So klingen die Kernstellen einer guten Ausschreibung. Passen Sie die Werte an, der Rest darf bleiben:
- 1Wir sind ein Großhandelsunternehmen mit 40 bis 50 Mitarbeitern und zwei Standorten in Deutschland.
- 2Unser heutiges System stößt bei Auswertungen und Massenänderungen an Grenzen, Prozesse weichen zunehmend auf Excel aus.
- 3Muss-Anforderung: durchgängiger Belegfluss vom Angebot bis zur Rechnung mit Echtzeit-Beständen über alle Lager.
- 4Kann-Anforderung: Anbindung unseres Onlineshops mit automatischem Bestands- und Auftragsabgleich.
- 5Mengengerüst: 25 Nutzer, rund 3.000 Belege pro Monat, 12.000 aktive Artikel, 4.500 Kunden.
- 6Die Finanzbuchhaltung verbleibt beim Steuerberater, ein zertifizierter DATEV-Export ist Pflicht.
- 7Angestrebter Go-live ist der kommende Jahreswechsel, unser Budgetrahmen liegt bei 60.000 bis 100.000 Euro über fünf Jahre.
- 8Bitte weisen Sie in Ihrem Angebot die Gesamtkosten über fünf Jahre aus und nennen Sie zwei Referenzen vergleichbarer Größe.
Vorlage herunterladen oder erstellen lassen.
Die Vorlage mit allen sieben Teilen zum Ausfüllen gibt es kostenlos im Vorlagen-Bereich unter erp-ausschreibungen.de/lastenheft, zusammen mit der Lastenheft-Vorlage. Sie eignet sich, wenn Sie die Ausschreibung intern abstimmen oder einem klassischen Vergabeprozess folgen wollen.
Der schnellere Weg führt über die Plattform selbst: Sie beschreiben Ihr Vorhaben formlos, die KI-Assistenz strukturiert daraus die Ausschreibung nach genau diesem Aufbau, und nach Ihrer Freigabe geht sie anonym an den Markt. Passende Anbieter bewerben sich mit konkreten Vorschlägen und Preisen, und Sie vergleichen, ohne dass ein einziger Anbieter Ihren Namen kennt.
Häufige Fragen zur ERP-Ausschreibungs-Vorlage.
Gibt es eine kostenlose Vorlage für eine ERP-Ausschreibung?
Ja, auf erp-ausschreibungen.de gibt es die Vorlage mit allen sieben Teilen kostenlos zum Herunterladen, im selben Vorlagen-Bereich wie die Lastenheft-Vorlage. Alternativ erstellt die KI-Assistenz der Plattform die Ausschreibung direkt aus Ihrer formlosen Beschreibung.
Was gehört alles in eine ERP-Ausschreibung?
Sieben Teile: ein anonymes Unternehmensprofil, die Ausgangslage mit Wechselanlass, Anforderungen nach Bereichen in Muss und Kann, das Mengengerüst, Schnittstellen und Datenübernahme, Zeitplan mit Budgetrahmen sowie Vorgaben, was jedes Angebot enthalten muss.
Wie lang sollte eine ERP-Ausschreibung sein?
Kürzer als gedacht: Vier bis acht Seiten reichen im Mittelstand fast immer. Entscheidend sind vollständige Kernangaben, vor allem das Mengengerüst, nicht die Seitenzahl. Hundertzeilige Funktionschecklisten beantwortet ohnehin jeder Anbieter mit Ja.
Was ist der Unterschied zwischen Lastenheft und Ausschreibung?
Das Lastenheft beschreibt die Anforderungen, die Ausschreibung ist das vollständige Anfragepaket: Lastenheft plus Unternehmensprofil, Mengengerüst, Zeitrahmen und Angebotsvorgaben. In der Praxis verschwimmen die Begriffe, wichtig ist nur, dass alle sieben Teile irgendwo stehen.
Muss mein Firmenname in die Ausschreibung?
Nein, und er sollte es auch nicht. Branche, Größenordnung und Prozesse reichen den Anbietern vollständig für ein seriöses Angebot. Auf erp-ausschreibungen.de bleibt Ihr Name grundsätzlich verborgen, bis Sie selbst den Kontakt zu einem Bewerber aufnehmen.
An wie viele Anbieter schicke ich die Ausschreibung?
Klassisch per E-Mail: fünf bis acht, mehr Rückläufe können Sie kaum seriös auswerten. Über eine Plattform-Ausschreibung stellt sich die Frage nicht, dort sehen alle passenden Anbieter die Anfrage, und es bewerben sich die, die sich das Projekt wirklich zutrauen.
Stand: Oktober 2026. Dieser Beitrag informiert allgemein und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.
Einmal sauber beschreiben, dann arbeitet der Markt für Sie.
Ob mit Vorlage oder per KI-Assistenz: Sobald Ihre Anforderungen strukturiert vorliegen, bewerben sich die passenden Anbieter bei Ihnen, anonym, kostenlos und vergleichbar. Das ist der ganze Zweck einer guten Ausschreibung.