Was kostet ein ERP-System?

Kleine Unternehmen mit Standardprozessen starten mit Cloud-Systemen häufig zwischen 10.000 und 40.000 € für die Einführung, plus laufende Kosten von grob 30 bis 100 € pro Nutzer und Monat. Entscheidend ist, nah am Standard zu bleiben.

Für Unternehmen mit 50 bis 250 Mitarbeitern liegen Einführungen erfahrungsgemäß zwischen 100.000 und 500.000 €, abhängig von Produktion, Standorten, Schnittstellen und Datenlage. Die Dienstleistung übersteigt dabei meist die Softwarekosten.

Weil der Löwenanteil nicht die Software ist, sondern die Einführung, und die hängt von Ihren Prozessen ab. Seriös sind Preisangaben deshalb erst nach einer Anforderungsaufnahme. Genau darum lohnt die Ausschreibung: Sie zwingt alle Anbieter, dieselben Anforderungen zu kalkulieren.

Miete schont die Liquidität und enthält Betrieb und Updates, wird über die Jahre aber teurer. Kauf plus Wartung rechnet sich oft ab fünf bis acht Jahren Nutzungsdauer, verlangt aber Anfangsinvestition und eigene Betriebsverantwortung. Vergleichen Sie immer die Gesamtkosten über fünf Jahre.

Datenbereinigung und Migration, Schnittstellen, Schulung, Testaufwand des eigenen Teams, Parallelbetrieb während der Umstellung und spätere Änderungsaufträge. Ein Puffer von 15 bis 20 Prozent auf das Projektbudget ist üblich und vernünftig.

Anforderungen in einem Lastenheft festhalten und das Projekt ausschreiben. Auf unserer Plattform bewerben sich passende Anbieter mit konkreten Angeboten auf Ihre Beschreibung, kostenlos und ohne Verpflichtung. Der Vergleich mehrerer Angebote ist die beste Preisauskunft, die es gibt.

Als grobe Hausnummer: Cloud-Lizenzen für ein kleines Team liegen erfahrungsgemäß bei einigen hundert Euro im Monat, die Einführung nah am Standard beginnt im niedrigen fünfstelligen Bereich. Wer nur Aufträge, Lager und Rechnungen braucht und beim Standard bleibt, kommt am günstigsten weg. Belastbar wird die Zahl erst durch Angebote auf Ihre Anforderungen.

Weil Sie nicht nur Software kaufen, sondern die Umstellung Ihrer Abläufe: Einrichtung, Datenübernahme, Schnittstellen und Schulung sind Handarbeit von Fachleuten und machen meist den größten Teil der Rechnung aus. Die gute Nachricht: Genau dieser Teil ist verhandelbar, wenn mehrere Anbieter auf dieselben Anforderungen bieten.

Ja, Open-Source-Systeme wie Odoo oder ERPNext kosten keine Lizenz. Kostenlos ist das Projekt damit nicht: Einrichtung, Anpassung und Betrieb brauchen einen Dienstleister oder eigenes Know-how. Für manche Firmen ist das der wirtschaftlichste Weg, für andere wird es teurer als ein Mietmodell. Der ehrliche Vergleich läuft über die Gesamtkosten von fünf Jahren.

Als Faustregel kostet die Einführung noch einmal das Ein- bis Zweifache der jährlichen Lizenzkosten: Beratung, Einrichtung, Datenübernahme, Schulung. Ein Projekt für zehn Nutzer liegt damit realistisch zwischen 15.000 und 50.000 Euro, je nach Prozesskomplexität und Datenqualität. Vergleichbare Zahlen für Ihren Fall bekommen Sie über eine anonyme Ausschreibung mit konkreten Angeboten.

Im Mittelstand liegen Cloud-ERP-Systeme meist zwischen 40 und 150 Euro pro Nutzer und Monat, je nach Funktionsumfang und Modulen. Dazu kommen einmalig Einführung und Datenübernahme. Für eine Firma mit zehn Nutzern sind 600 bis 1.200 Euro monatlich eine realistische Hausnummer, konkrete Preise liefern Anbieterbewerbungen auf Ihre Ausschreibung.