E-Rechnungspflicht 2027/2028: Ist Ihr ERP bereit?
Die E-Rechnung wird im deutschen B2B-Geschäft Pflicht: ab dem 1. Januar 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Umsatz, ab dem 1. Januar 2028 für alle. Zulässig sind nur noch strukturierte Formate wie XRechnung und ZUGFeRD. Eine PDF reicht nicht.
Hier steht, welche Fristen gelten, ob Ihr System mitkommt und wann ein Wechsel die wirtschaftlichere Antwort ist.
Die Fristen im Überblick.
Vier Daten entscheiden. Je näher 2027 rückt, desto knapper werden Berater und Umstellungstermine.
2025
Empfangen ist Pflicht
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Ein E-Mail-Postfach allein genügt dafür nicht auf Dauer.
2026
Übergangsfrist läuft aus
Papier- und PDF-Rechnungen sind im B2B-Geschäft nur noch übergangsweise und mit Zustimmung des Empfängers erlaubt. Wer jetzt umstellt, hat keinen Zeitdruck.
2027
Versandpflicht ab 800.000 €
Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz ihre B2B-Rechnungen als E-Rechnung ausstellen.
2028
Pflicht für alle
Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Ausstellungspflicht ausnahmslos für alle Unternehmen im inländischen B2B-Geschäft.
Der 5-Punkte-Selbstcheck.
Beantworten Sie fünf Fragen ehrlich. Jedes Nein ist eine Baustelle, die bis 2027 geschlossen sein sollte. Zwei oder mehr Nein sind ein deutliches Zeichen, dass Sie Angebote einholen sollten.
- 1Kann Ihr System Rechnungen als XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen, nicht nur als PDF?
- 2Können Sie eingehende E-Rechnungen automatisch einlesen, prüfen und verbuchen?
- 3Ist die revisionssichere Archivierung der XML-Daten nach GoBD geregelt?
- 4Sind Warenwirtschaft und Buchhaltung verbunden, oder tippen Sie Rechnungen doppelt?
- 5Hat Ihr Anbieter einen verbindlichen Fahrplan für die E-Rechnung genannt?
Drei Wege zur E-Rechnung.
Nachrüsten, überbrücken oder wechseln. Was richtig ist, hängt vom Zustand Ihres heutigen Systems ab.
01
Bestehendes ERP nachrüsten
Moderne Systeme bekommen die E-Rechnung per Update oder Modul. Fragen Sie Ihren Anbieter nach dem Fahrplan und den Kosten. Wenn beides überzeugt, ist das der schnellste Weg.
Passt, wenn Ihr System aktuell gehalten wird und der Anbieter liefert.
02
Zusatzlösung anbinden
Konverter und Rechnungsportale übersetzen zwischen Altsystem und XRechnung. Das funktioniert, schafft aber eine weitere Insel mit eigenen Kosten, Schnittstellen und Pflegeaufwand.
Passt als Brücke, wenn ein Systemwechsel bereits geplant ist.
03
System wechseln
Wenn Ihr System schon heute bei Schnittstellen, Auswertungen oder Prozessen klemmt, ist die E-Rechnung selten das einzige Problem. Dann ist jetzt der richtige Moment, den Wechsel anzugehen, solange die Fristen noch Luft lassen.
Passt, wenn die E-Rechnung nur der Auslöser ist und die Liste der Wünsche länger.
Unsicher, welcher Weg der richtige ist? Lassen Sie Anbieter um Ihr Projekt werben, nicht umgekehrt.
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Jetzt kostenlos ausschreibenHäufige Fragen zur E-Rechnung.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931, in Deutschland üblich als XRechnung oder ZUGFeRD. Die Rechnungsdaten sind maschinenlesbar und werden vom empfangenden System automatisch verarbeitet. Ein eingescanntes Papier oder eine einfache PDF-Datei ist keine E-Rechnung.
Reicht eine PDF-Rechnung nicht mehr?
Nein. Eine PDF ist nur ein Bild der Rechnung, kein strukturierter Datensatz. Im B2B-Geschäft ist die PDF nur noch übergangsweise und mit Zustimmung des Empfängers zulässig. Spätestens mit den Versandpflichten 2027 und 2028 brauchen Sie XRechnung oder ZUGFeRD.
Wen betrifft die Pflicht ab wann?
Empfangen können muss E-Rechnungen seit 2025 jedes inländische Unternehmen. Ausstellen müssen sie ab dem 1. Januar 2027 Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz, ab dem 1. Januar 2028 alle Unternehmen im inländischen B2B-Geschäft. Es gibt wenige Ausnahmen, etwa Kleinbetragsrechnungen bis 250 €.
Was passiert, wenn ich nicht umstelle?
Rechnungen, die den Vorgaben nicht entsprechen, gelten steuerlich nicht als ordnungsgemäße Rechnungen. Im schlimmsten Fall gefährdet das den Vorsteuerabzug Ihrer Kunden, und genau deshalb werden große Auftraggeber auf korrekten E-Rechnungen bestehen. Wer nicht liefern kann, riskiert Geschäftsbeziehungen.
Kann mein altes ERP die E-Rechnung lernen?
Oft ja, per Update oder Zusatzmodul. Entscheidend ist, ob Ihr Anbieter einen verbindlichen Fahrplan hat und was die Nachrüstung kostet. Bei Systemen, die ohnehin am Ende ihres Lebenszyklus sind, lohnt sich die Investition häufig nicht mehr, dann ist der Wechsel die wirtschaftlichere Antwort.
Was kostet die Umstellung?
Die Spanne ist groß. Ein Update oder Modul beim bestehenden Anbieter kostet oft einen drei- bis vierstelligen Betrag, eine Zusatzlösung laufende Gebühren, ein Systemwechsel je nach Unternehmensgröße ab etwa 25.000 €. Was der richtige Weg ist, zeigt ein Vergleich konkreter Angebote. Genau dafür gibt es unsere kostenlose Ausschreibung.
Stand: August 2026. Dieser Beitrag informiert allgemein und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.
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