Was ist ein ERP-System?

ERP steht für Enterprise Resource Planning, auf Deutsch etwa Planung der Unternehmensressourcen. Gemeint ist Software, die Material, Geld, Personal und Informationen in einem System zusammenführt, statt sie über Einzelprogramme zu verteilen.

Eine Warenwirtschaft deckt Artikel, Bestände und Belege in Einkauf und Verkauf ab. Ein ERP geht darüber hinaus und ergänzt Bereiche wie Buchhaltung, Produktion, Personal und Controlling. Die Grenze ist fließend, viele Systeme wachsen von der WaWi zum ERP mit.

Entscheidend ist weniger die Mitarbeiterzahl als die Belegmenge und die Zahl der beteiligten Programme. Wer täglich Aufträge über mehrere Systeme bewegt und Zahlen per Hand abstimmt, profitiert schon mit 5 bis 10 Mitarbeitern.

Die Spanne ist groß und hängt an Nutzerzahl, Modulen und Anpassungsbedarf. Erfahrungswerte: Einführungen für kleinere Unternehmen beginnen meist ab etwa 25.000 €, dazu kommen laufende Kosten je Nutzer und Monat. Belastbare Zahlen liefert nur der Vergleich konkreter Angebote.

Cloud-Systeme sparen eigene Hardware und IT-Pflege und sind heute für die meisten kleinen und mittleren Unternehmen erste Wahl. Ein eigener Server kann bei besonderen Anforderungen an Datenhoheit oder Maschinenanbindung sinnvoll sein. Beides gehört als Anforderung in die Ausschreibung.

Nicht über Herstellerlisten, sondern über Ihre Anforderungen: Beschreiben Sie Prozesse, Branche und Schnittstellen und lassen Sie Anbieter darauf antworten. Genau dafür gibt es die kostenlose Ausschreibung auf dieser Plattform, passende Anbieter bewerben sich mit konkreten Vorschlägen.

Ein Programm, in dem die ganze Firma arbeitet statt in vielen einzelnen: Aufträge, Lager, Einkauf, Rechnungen und Buchhaltung greifen auf dieselben Daten zu. Schreibt der Verkauf einen Auftrag, weiß das Lager Bescheid, und die Rechnung entsteht aus demselben Vorgang, ohne dass jemand etwas doppelt eintippt.

Die Warenwirtschaft kümmert sich um Artikel, Bestände und Aufträge. Ein ERP umfasst zusätzlich Buchhaltung, Einkauf, Personal oder Produktion, also die ganze Firma. Viele Betriebe starten mit einer Warenwirtschaft und wechseln zum ERP, wenn die Insellösungen drumherum zu viel Handarbeit kosten.

Excel ist ein Rechenblatt, kein System: keine gemeinsame Datenbasis, keine Rechte, und niemand merkt, wenn zwei Listen sich widersprechen. Bis etwa fünf Leute geht das oft gut. Danach kostet die Listenwirtschaft erfahrungsgemäß mehr Arbeitszeit, als ein kleines System kosten würde.

Nein. DATEV ist die Welt des Steuerberaters, vor allem Buchführung und Lohn. Ein ERP deckt die betrieblichen Abläufe davor ab, also Aufträge, Lager und Rechnungen, und übergibt die Buchungsdaten dann an DATEV. Die beiden ersetzen sich nicht, sie arbeiten zusammen.

Ein ERP-System ist die zentrale Software eines Unternehmens, in der alle Kernbereiche zusammenlaufen: Aufträge, Lager, Einkauf, Rechnungen und Buchhaltung arbeiten mit einer gemeinsamen Datenbasis. Jeder Beleg existiert nur einmal, jede Abteilung sieht denselben Stand, nichts wird doppelt getippt.

Es führt Ihre Geschäftsprozesse in einer Software zusammen: Aus dem Angebot wird der Auftrag, daraus Lieferschein und Rechnung, der Lagerbestand bucht sich mit, die Buchhaltung übernimmt die Zahlen automatisch. Dazu kommen Auswertungen in Echtzeit: offene Posten, Bestände, Deckungsbeiträge, ohne dass jemand Listen zusammenkopiert.

ERP steht für Enterprise Resource Planning, auf Deutsch etwa Geschäftsressourcenplanung. Gemeint ist Software, die alle Mittel eines Unternehmens, also Material, Personal, Geld und Aufträge, in einem System plant und steuert. Im deutschen Mittelstand sagt man oft auch Warenwirtschaft mit Buchhaltung, ein ERP kann aber mehr.

Diese Software heißt ERP-System, kurz ERP. Sie verbindet Aufträge, Lager, Einkauf, Rechnungen und Buchhaltung in einer gemeinsamen Datenbasis, sodass alle Abteilungen mit demselben Stand arbeiten und nichts doppelt gepflegt wird.

Genau das leistet ein ERP-System beziehungsweise eine integrierte Warenwirtschaft: Auftrag anlegen, Lagerbestand bucht automatisch, Lieferschein und Rechnung entstehen aus demselben Vorgang. Welche Lösung zu Ihrer Größe passt, klären Sie am schnellsten über eine anonyme Ausschreibung, bei der sich passende Anbieter mit Preisen bewerben.

Sie brauchen ein ERP-System oder eine integrierte Warenwirtschaft. Wichtig ist, dass alles auf einer Datenbasis läuft statt über Schnittstellen zusammengeklebt zu werden, sonst pflegen Sie weiter doppelt. Für kleine Teams gibt es schlanke Lösungen ab niedrigen zweistelligen Monatsbeträgen pro Nutzer.

Ja, das ist die Kernaufgabe jeder Warenwirtschaft und jedes ERP-Systems: Aus dem Angebot wird per Klick der Auftrag, daraus Lieferschein und Rechnung, alle Belege hängen am selben Vorgang und sind jederzeit auffindbar. Der Markt reicht von schlanken Mittelstandslösungen bis zu großen Suiten, entscheidend ist die Passung zu Ihrer Größe.

Buchhaltungssoftware verarbeitet, was geschäftlich schon passiert ist: Belege, Buchungen, Abschlüsse. Ein ERP steuert zusätzlich das Geschäft selbst: Angebote, Aufträge, Lager, Einkauf, und übergibt die Zahlen automatisch an die Buchhaltung. Wer nur bucht, braucht kein ERP; wer Ware, Aufträge oder Projekte steuert, wächst aus reiner Buchhaltungssoftware irgendwann heraus.

Wenn Ihre Abläufe vor der Buchhaltung, also Angebote, Aufträge, Lager und Einkauf, in Excel oder Insellösungen laufen, dann ja. Das ERP übernimmt diese Prozesse und füttert die Buchhaltung automatisch, oft bleibt die bestehende Buchhaltung oder der DATEV-Export dabei erhalten. Reine Dienstleister mit wenigen Rechnungen kommen dagegen lange ohne ERP aus.