Warum ERP-Projekte scheitern: die 8 häufigsten Fehler.

Je nach Studie und Definition gelten grob die Hälfte aller ERP-Projekte als über Budget, über Zeit oder unter den Erwartungen. Komplett abgebrochen wird selten, teuer nachgebessert oft. Die gute Nachricht: Die Ursachen sind bekannt und adressierbar.

Anforderungen klären, bevor irgendein Anbieter im Haus ist. Ein priorisiertes Lastenheft zwingt zur internen Einigung und macht Angebote vergleichbar. Es ist das billigste Werkzeug mit der größten Wirkung im ganzen Projekt.

An wachsenden Änderungsaufträgen, verschobenen Meilensteinen ohne Konsequenz, Key-Usern ohne Zeit und einem Lenkungskreis, der nicht entscheidet. Jedes dieser Signale ist ein Weckruf, zusammen sind sie ein Alarm.

Beides kann richtig sein. Der Big Bang ist schneller, verlangt aber Generalprobe und Rückfallplan. Die schrittweise Einführung reduziert Risiko, verlängert aber den Parallelbetrieb. Entscheidend ist nicht die Methode, sondern ob sie geplant ist.

Sehr. Erfahrung in Ihrer Branche, benannte Projektleute und ehrliche Aufwandsschätzungen trennen gute Partner von Verkäufern. Vergleichen Sie mehrere im Wettbewerb, mit denselben Anforderungen. Genau das leistet eine Ausschreibung.

Mit drei Dingen, die alle vor dem Vertrag passieren: einen internen Kümmerer mit echter Zeit benennen, die Anforderungen ehrlich aufschreiben statt sie dem Anbieter zu überlassen, und mehrere Anbieter auf dieselben Anforderungen bieten lassen. Die meisten Desaster werden bei der Auswahl eingekauft, nicht bei der Einführung produziert.

Ja, das ist der Normalfall: Das alte System läuft weiter, bis das neue steht, umgestellt wird zum Stichtag nach einer Generalprobe. Spürbar sind einige Wochen Mehraufwand für Tests und Schulung neben dem Tagesgeschäft. Ein Anbieter, der keinen Plan für den Parallelbetrieb vorlegt, ist ein Warnsignal.

Vorbeugen ist stärker als überzeugen: Key-User aus den Abteilungen früh in die Auswahl einbinden, dann ist es auch ihr System. Nach dem Start helfen kurze Schulungen am echten Arbeitsablauf mehr als dicke Handbücher. Ablehnung ist fast immer die Quittung dafür, dass die Betroffenen das System zum ersten Mal am Go-live-Tag gesehen haben.

Je nach Studie werden 30 bis 60 Prozent der ERP-Projekte teurer, später oder kleiner als geplant, komplette Abbrüche sind seltener, aber real. Die gute Nachricht: Die Ursachen wiederholen sich seit Jahrzehnten und sind vermeidbar, sie liegen fast nie in der Software, sondern in unklaren Anforderungen, fehlender Zeit der eigenen Leute und übersprungenen Tests.

Die drei Klassiker: Anforderungen waren nie sauber beschrieben, also wird während des Projekts umgeplant. Die eigenen Schlüsselleute haben neben dem Tagesgeschäft keine Zeit. Und Altdaten werden ungeprüft übernommen, bis die ersten Rechnungen falsch rausgehen. Wer Anforderungen, Kapazität und Datenqualität vor Vertragsschluss klärt, hat das Gröbste entschärft.

Im milden Fall verschieben sich Go-live und Budget, im harten Fall arbeitet die Firma monatelang mit zwei Systemen, Lieferungen und Rechnungen stocken, und am Ende steht Nachverhandlung oder Anwalt. Deshalb gehören Ausstiegspunkte, Abnahmekriterien und ein Notfallplan für den Parallelbetrieb in jeden Vertrag, solange Sie noch Verhandlungsmacht haben.

Nicht die Technik, sondern der Stillstand im Tagesgeschäft: Wenn Aufträge, Lager oder Rechnungen während der Umstellung haken, kostet jede Woche bares Geld. Dagegen helfen ein Go-live mit Rückfalloption, saubere Testläufe mit echten Daten und ein Anbieter, der Migrationen Ihrer Größenordnung nachweislich schon gemacht hat.