Stammdaten bereinigen: die beste Vorbereitung auf die ERP-Migration.
Stammdaten werden vor der Migration bereinigt, indem Sie Dubletten zusammenführen, Karteileichen archivieren statt mitnehmen, Schreibweisen und Einheiten vereinheitlichen und für jede Datenart eine verantwortliche Person benennen. Jede Stunde Bereinigung vor dem Umzug spart erfahrungsgemäß ein Mehrfaches an Aufwand in Migration, Test und späterem Betrieb.
Ein neues ERP macht aus schlechten Daten keine guten, es macht sie nur schneller sichtbar. Deshalb gehört die Bereinigung an den Anfang des Projekts, nicht in die Wochen vor dem Go-live.
Die vier Baustellen der Stammdatenqualität.
01
Dubletten
Derselbe Kunde dreimal, derselbe Artikel unter zwei Nummern. Dubletten verfälschen Umsätze, Bestände und Konditionen und vererben sich ungebremst ins neue System.
02
Karteileichen
Kunden ohne Umsatz seit Jahren, Artikel ohne Bestand und Bewegung, Lieferanten, die es nicht mehr gibt. Sie blähen die Migration auf und verstopfen später jede Suche.
03
Uneinheitliche Schreibweisen
GmbH, G.m.b.H. und gmbh, Einheiten mal in Stück, mal in Kartons. Ohne einheitliche Regeln scheitern Auswertungen, Preisfindung und automatischer Abgleich.
04
Lücken in Pflichtfeldern
Fehlende Steuernummern, Zolltarifnummern, Gewichte oder Warengruppen. Das neue System braucht diese Felder oft zwingend, spätestens die Migration deckt jede Lücke auf.
Saubere Daten machen auch Ihre Ausschreibung besser.
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Jetzt kostenlos ausschreibenSo gehen Sie die Bereinigung an.
Bereinigung ist Fleißarbeit mit System. Dieses Vorgehen hat sich in Migrationsprojekten bewährt.
- 1Bestandsaufnahme je Datenart: Wie viele Kunden, Artikel, Lieferanten und Stücklisten gibt es, und wie viele davon sind aktiv?
- 2Regeln vor Handarbeit: erst Schreibweisen, Pflichtfelder und Einheiten definieren, dann bereinigen. Sonst putzt jeder nach eigenem Geschmack.
- 3Dubletten mit Werkzeugunterstützung suchen, aber Zusammenführungen fachlich prüfen lassen: automatisch mergen rächt sich.
- 4Karteileichen archivieren statt löschen: Aufbewahrungspflichten gelten weiter, aber ins neue System kommt nur, was gebraucht wird.
- 5Verantwortliche benennen: je Datenart eine Person, die Regeln pflegt und bei Konflikten entscheidet, auch nach dem Go-live.
- 6Fortschritt messbar machen: Quote der Pflichtfeld-Lücken und Dubletten wöchentlich verfolgen, sonst versandet die Aktion im Tagesgeschäft.
Warum sich jede Stunde doppelt auszahlt.
Die Migration wird günstiger
Jede Sonderregel im Daten-Mapping kostet Abstimmung, Programmierung und Test beim Anbieter. Saubere Ausgangsdaten reduzieren genau diese teuren Sonderfälle.
Tests werden aussagekräftig
Wer mit fehlerhaften Daten testet, jagt Phantomfehlern hinterher und übersieht echte. Saubere Daten machen jede Testrunde kürzer und die Ergebnisse belastbar.
Der Start gewinnt Vertrauen
Nichts beschädigt die Akzeptanz eines neuen Systems schneller als falsche Bestände und doppelte Kunden in der ersten Woche. Saubere Daten sind die halbe Nutzerakzeptanz.
Häufige Fragen zur Stammdatenbereinigung.
Wann sollte die Bereinigung starten?
So früh wie möglich, idealerweise parallel zur Anbieterauswahl. Die Bereinigung braucht keine Systementscheidung, nur Regeln und Zeit, und sie liegt komplett in Ihrer Hand.
Wie viel Aufwand ist realistisch?
Das hängt stark von Datenmenge und Zustand ab, erfahrungsgemäß sind es mehrere Personenwochen verteilt über einige Monate. Der Aufwand fällt so oder so an: entweder geplant vor der Migration oder ungeplant danach, dann teurer.
Wer sollte die Daten bereinigen?
Die Fachbereiche, die mit den Daten arbeiten, nach zentral definierten Regeln. Der Vertrieb kennt seine Kunden, der Einkauf seine Lieferanten. Eine zentrale Stelle koordiniert, entscheidet Konflikte und misst den Fortschritt.
Bereinigen im Altsystem oder erst beim Umzug?
Möglichst im Altsystem oder in einem kontrollierten Zwischenschritt, denn dort lassen sich Änderungen noch mit dem Tagesgeschäft abgleichen. Nur während der Migration zu bereinigen macht den Umzug zum Blindflug.
Was passiert, wenn wir mit schlechten Daten migrieren?
Die Probleme wandern mit und werden teurer: Sonderfälle im Mapping, Fehlalarme im Test, falsche Bestände im Betrieb und Frust bei den Nutzern. Kaum ein Faktor gefährdet ERP-Projekte so zuverlässig wie ignorierte Datenqualität.
Wie beschreibe ich die Datenlage gegenüber Anbietern?
Mit Zahlen statt Einschätzungen: Datenarten, Mengen, Anteil aktiver Datensätze, bekannte Problemzonen. Genau diese Angaben gehören in die Ausschreibung, denn sie machen die Migrationsangebote der Anbieter vergleichbar. Über unsere Plattform stellen Sie sie kostenlos allen Bewerbern gleichzeitig bereit.
Stand: August 2026. Dieser Beitrag informiert allgemein und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.
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