Auswertungen und BI: vom ERP-Bericht zum Dashboard.
Business Intelligence (BI) bedeutet, Unternehmensdaten systematisch auszuwerten und als Kennzahlen, Berichte und Dashboards bereitzustellen. Das ERP ist dafür die wichtigste Quelle, denn dort liegen Aufträge, Umsätze, Bestände und Kosten. Die praktische Frage lautet selten ob, sondern wie: mit den eingebauten Berichten des ERP oder mit einem angebundenen BI-Werkzeug.
Hier steht, wann welche Stufe reicht, warum ein gemeinsamer Datenstand wichtiger ist als jedes schöne Dashboard und wie Sie Auswertungs-Anforderungen sauber formulieren.
Das eigentliche Problem: drei Wahrheiten im Haus.
Bevor es um Werkzeuge geht, lohnt der Blick auf den Ist-Zustand, den fast jedes Unternehmen kennt.
Excel-Wildwuchs
Vertrieb, Einkauf und Geschäftsführung pflegen eigene Tabellen mit eigenen Formeln und eigenen Ständen. In Besprechungen wird dann diskutiert, wessen Zahl stimmt, statt was zu tun ist.
Veraltete Stände
Handgebaute Auswertungen sind so aktuell wie ihr letzter Export. Entscheidungen fallen auf Zahlen von letzter Woche, während das ERP den heutigen Stand längst kennt.
Ein Datenstand als Ziel
Die Lösung ist weniger ein Werkzeug als ein Prinzip: Alle Auswertungen ziehen aus derselben Quelle, dem ERP. Ob als eingebauter Bericht oder BI-Dashboard, die Zahl ist dieselbe, egal wer fragt.
Schreiben Sie Ihre Kennzahlen in die Ausschreibung, nicht nur Ihre Module.
Nennen Sie in Ihrer kostenlosen Ausschreibung die Auswertungen, die Sie heute mühsam bauen: Umsatz je Kunde, Deckungsbeitrag je Auftrag, Bestandsreichweite. Anbieter zeigen dann konkret, was ihr Standard abdeckt und wo eine BI-Anbindung nötig wird, und Sie vergleichen Substanz statt Screenshots.
Jetzt kostenlos ausschreibenEingebaute Berichte oder BI-Anbindung.
Beide Stufen haben ihren Platz. Viele Unternehmen starten mit den Bordmitteln und binden BI an, wenn die Fragen komplexer werden.
| Kriterium | Eingebaute Berichte | BI-Anbindung |
|---|---|---|
| Einstieg | Sofort nutzbar, im ERP enthalten | Eigenes Projekt: Werkzeug, Anbindung, Datenmodell |
| Typische Inhalte | Umsatzlisten, offene Posten, Bestände, Standard-Kennzahlen | Frei gestaltbare Dashboards und Analysen über Bereichsgrenzen |
| Datenquellen | Das ERP selbst | ERP plus weitere Quellen, etwa Shop, CRM oder Planzahlen |
| Flexibilität | Im Rahmen dessen, was der Hersteller vorsieht | Hoch, eigene Kennzahlen, Drilldowns und Verknüpfungen |
| Pflege | Kaum, Berichte kommen mit Updates mit | Laufend: Datenmodell und Dashboards brauchen einen Kümmerer |
| Passt für | Tagesgeschäft und Standardfragen | Bereichsübergreifende Steuerung und individuelle Analysen |
Angebunden wird BI je nach System über Exporte, Direktzugriff auf die Datenbank oder eine API. Welche Wege Ihr ERP anbietet, gehört zu den Auswahlkriterien.
Auswertungs-Anforderungen richtig formulieren.
Wer nur BI gewünscht ins Lastenheft schreibt, bekommt beliebige Antworten. Diese Punkte machen Ihre Anforderungen vergleichbar.
- 1Die zehn wichtigsten Kennzahlen benennen, mit Definition: Was genau ist bei Ihnen Deckungsbeitrag?
- 2Je Kennzahl festhalten, wer sie braucht und wie oft: täglich im Vertrieb, monatlich in der Geschäftsführung
- 3Heutige Excel-Auswertungen als Beispiele beilegen, sie sind Ihr echtes Lastenheft
- 4Klären, welche Quellen neben dem ERP einfließen sollen, etwa Shop, Kasse oder Planzahlen
- 5Nach den Zugangswegen für BI fragen: Export, Datenbankzugriff oder API, und was davon im Preis enthalten ist
- 6Berechtigungen mitdenken: Wer darf Margen und Personalkosten sehen, wer nur Mengen und Umsätze?
Häufige Fragen zu ERP-Auswertungen und BI.
Reichen die eingebauten Berichte eines ERP?
Für das Tagesgeschäft oft ja: Umsätze, offene Posten, Bestände und Standard-Kennzahlen decken moderne Systeme ab. Eng wird es bei individuellen Kennzahlen, bereichsübergreifenden Analysen und wenn weitere Datenquellen einfließen sollen. Dann ist die BI-Anbindung der nächste Schritt.
Ist Excel in Auswertungen grundsätzlich schlecht?
Nein, Excel ist ein gutes Werkzeug für Ad-hoc-Analysen. Problematisch wird es, wenn Kopien von Kopien zu eigenständigen Wahrheiten werden, die niemand mehr mit dem ERP abgleichen kann. Die Regel lautet: rechnen in Excel gern, aber die Quelle bleibt das System.
Wie kommen die Daten vom ERP ins BI-Werkzeug?
Üblich sind drei Wege: regelmäßige Exporte, direkter Lesezugriff auf die Datenbank oder eine API. Cloud-ERP-Systeme bieten meist API-Zugänge oder fertige Konnektoren zu verbreiteten BI-Werkzeugen. Prüfen Sie bei der Auswahl, welche Wege enthalten sind und welche extra kosten.
Brauche ich ein Data Warehouse?
Nicht am Anfang. Ein eigener zentraler Datenspeicher lohnt sich, wenn viele Quellen zusammenfließen und historische Stände über Jahre analysiert werden sollen. Kleinere Unternehmen kommen mit ERP-Berichten plus direkt angebundenem BI-Werkzeug weit.
Wer sollte sich im Unternehmen um Auswertungen kümmern?
Dashboards veralten, wenn niemand sie pflegt. Benennen Sie eine Person, die Kennzahlen-Definitionen hütet, neue Anforderungen aufnimmt und Altlasten aufräumt. Das ist keine Vollzeitstelle, aber eine klare Verantwortung, ohne die jedes BI-Projekt zerfasert.
Wie finde ich ein ERP, das zu meinen Auswertungswünschen passt?
Machen Sie Ihre Kennzahlen zum Auswahlkriterium: Legen Sie Ihre wichtigsten Auswertungen in die Ausschreibung und lassen Sie Anbieter zeigen, wie ihr System sie abbildet. Mit unserer kostenlosen Ausschreibung ist das ein Schritt, und die Antworten machen die Unterschiede sofort sichtbar.
Stand: August 2026. Dieser Beitrag informiert allgemein und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.
Eine Zahl, eine Quelle, keine Diskussion.
Gute Auswertungen beginnen mit einem ERP, das alle Kerndaten an einem Ort führt. Schreiben Sie Ihr Projekt kostenlos aus und machen Sie Ihre Kennzahlen von Anfang an zum Auswahlkriterium.