ERP-Schnittstellen: API, EDI und Dateiaustausch erklärt.
Eine ERP-Schnittstelle verbindet das ERP mit anderen Systemen: Onlineshop, CRM, Lagertechnik, Steuerberater, Kunden und Lieferanten. Drei Grundmuster decken fast alles ab: APIs für den direkten Datenaustausch zwischen Systemen, EDI für standardisierte Geschäftsdokumente zwischen Unternehmen und Dateiaustausch als einfachster Weg über Formate wie CSV.
Schnittstellen entscheiden im Alltag mehr über den Nutzen eines ERP als manches Modul. Hier die Grundlagen und die Kostenfrage, die oft übersehen wird.
Die drei Grundmuster.
01
API
Systeme sprechen direkt miteinander, meist über Webschnittstellen: Der Shop legt Aufträge im ERP an, das ERP meldet Bestände zurück, ohne Zeitverzug und ohne manuelles Zutun. Voraussetzung ist, dass das ERP eine dokumentierte, stabile API anbietet.
Passt für laufende Verbindungen zwischen den eigenen Systemen.
02
EDI
Elektronischer Austausch standardisierter Geschäftsdokumente zwischen Unternehmen: Bestellungen, Lieferavise, Rechnungen in Formaten wie EDIFACT. Große Handelsketten und Industriekunden fordern EDI oft verbindlich von ihren Lieferanten.
Passt, wenn Kunden oder Lieferanten den Standard vorgeben.
03
Dateiaustausch
Export hier, Import dort, etwa als CSV über einen Übergabeordner. Schnell eingerichtet und für gelegentliche Übertragungen völlig in Ordnung. Bei täglichen Prozessen wird daraus schnell eine fehleranfällige Bastellösung ohne Rückmeldung, ob Daten ankamen.
Passt für seltene, unkritische Übertragungen, nicht als Dauerlösung.
Schreiben Sie Ihre Schnittstellen-Anforderungen in die Ausschreibung und finden Sie Anbieter mit fertigen Anbindungen.
Listen Sie in Ihrer kostenlosen Ausschreibung alle anzubindenden Systeme auf, vom Shop bis zum Steuerberater. Anbieter, die dafür fertige Konnektoren und Projekterfahrung haben, bewerben sich direkt, und teure Eigenentwicklungen fallen früh auf.
Jetzt kostenlos ausschreibenStandard-Konnektor oder Eigenbau.
Für gängige Verbindungen wie Shopsysteme oder DATEV bieten viele ERP-Hersteller fertige Konnektoren an. Alles andere wird individuell entwickelt. Der Unterschied zeigt sich weniger am Anfang als über die Jahre.
| Kriterium | Standard-Konnektor | Eigenbau |
|---|---|---|
| Anfangskosten | Überschaubar, oft Modulpreis oder Abo | Individuell kalkuliert, meist deutlich höher |
| Zeit bis produktiv | Kurz, Konfiguration statt Entwicklung | Länger, Konzept, Entwicklung und Test |
| Verhalten bei Updates | Hersteller pflegt den Konnektor mit | Jedes Update beider Systeme kann Anpassungen kosten |
| Passgenauigkeit | Deckt den Standardfall ab, Sonderwünsche begrenzt | Exakt auf Ihren Prozess zugeschnitten |
| Abhängigkeit | Vom Hersteller des Konnektors | Vom Entwicklerteam und dessen Dokumentation |
| Laufende Kosten | Planbar über Wartung oder Abo | Schwer planbar, Pflege wird oft unterschätzt |
Faustregel: Standard nehmen, wo Standard reicht. Eigenbau nur dort, wo ein Prozess echten Wettbewerbsvorteil bringt und den Pflegeaufwand wert ist.
Was zu Schnittstellen in die Ausschreibung gehört.
Je präziser diese Angaben, desto belastbarer werden die Angebote. Unklare Schnittstellen sind einer der häufigsten Gründe für Nachträge in ERP-Projekten.
- 1Alle anzubindenden Systeme mit Name und Version, vom Shop über das CRM bis zur Lagertechnik
- 2Je Verbindung die Richtung und Häufigkeit: Echtzeit, stündlich oder täglich
- 3Die Datenobjekte je Verbindung: Artikel, Bestände, Aufträge, Rechnungen, Kunden
- 4Ungefähre Mengen, denn 50 Aufträge am Tag sind eine andere Aufgabe als 5.000
- 5EDI-Vorgaben Ihrer Kunden oder Lieferanten inklusive geforderter Nachrichtenarten
- 6Die Frage an den Anbieter: Wer pflegt die Schnittstelle bei Updates, und was kostet das laufend?
Häufige Fragen zu ERP-Schnittstellen.
Was kostet eine ERP-Schnittstelle?
Die ehrliche Antwort: von einem kleinen Modulpreis für einen Standard-Konnektor bis zu fünfstelligen Beträgen für individuelle Entwicklungen. Der oft übersehene Posten sind die laufenden Kosten, denn jede Schnittstelle muss bei Updates mitgepflegt werden. Fragen Sie deshalb immer nach beiden Zahlen.
Was ist besser, API oder EDI?
Das sind Antworten auf verschiedene Fragen. APIs verbinden Ihre eigenen Systeme untereinander, EDI standardisiert den Dokumentenaustausch mit fremden Unternehmen. Wer einen Shop anbindet, braucht eine API, wer eine Handelskette beliefert, kommt an deren EDI-Vorgaben nicht vorbei.
Was ist ein Standard-Konnektor?
Eine fertige, vom Hersteller gepflegte Anbindung zwischen dem ERP und einem verbreiteten Fremdsystem, etwa einem Shopsystem oder der Buchhaltung. Sie wird konfiguriert statt programmiert und bei Updates vom Hersteller aktuell gehalten. Wo ein passender Konnektor existiert, ist er fast immer die bessere Wahl.
Warum gehen Schnittstellen im Betrieb kaputt?
Meist durch Updates: Eines der verbundenen Systeme ändert Felder oder Verhalten, und die Gegenseite versteht die Daten nicht mehr. Deshalb gehören Monitoring und Fehlerbenachrichtigung zu jeder ernsthaften Schnittstelle, damit Ausfälle auffallen, bevor Aufträge liegen bleiben.
Mein Wunschsystem hat keinen fertigen Konnektor, was nun?
Dann bleiben Eigenentwicklung über die API oder eine Integrationsplattform, die zwischen beiden Systemen übersetzt. Beides funktioniert, kostet aber Projektaufwand und laufende Pflege. Rechnen Sie diese Kosten in den Systemvergleich ein, manchmal ist das ERP mit dem fertigen Konnektor unterm Strich günstiger.
Wie finde ich Anbieter, die meine Systeme schon angebunden haben?
Indem Sie die Systemlandschaft komplett in die Ausschreibung schreiben und nach Referenzen mit genau diesen Anbindungen fragen. Über unsere kostenlose Ausschreibung erreichen Sie viele Anbieter parallel, und wer die Verbindung schon gebaut hat, kann das im Angebot konkret belegen.
Stand: August 2026. Dieser Beitrag informiert allgemein und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.
Schnittstellen entscheiden über den Alltag mit dem System.
Ein ERP ist so gut wie seine Verbindungen zu Shop, Lager, Kunden und Steuerberater. Schreiben Sie Ihr Projekt kostenlos aus, mit vollständiger Systemliste, und finden Sie Anbieter mit fertigen Anbindungen statt teurer Experimente.