ERP-Lizenzmodelle im Überblick.
ERP-Lizenzen unterscheiden sich in zwei Dimensionen: wie Nutzer gezählt werden (Named User, Concurrent User, Rollen- oder Modullizenzen) und wie bezahlt wird (Cloud-Abo oder Kauf plus Wartung). Cloud-Abos liegen erfahrungsgemäß bei 30 bis 200 € pro Nutzer und Monat, Kauflizenzen verlangen eine Anfangsinvestition plus üblicherweise 15 bis 22 Prozent Wartung pro Jahr.
Wer die Zählweisen kennt, liest Angebote richtig und tappt nicht in die typischen Fallen der Nutzerzählung. Hier steht der Überblick.
Die vier Zählweisen.
Bevor Sie Preise vergleichen, klären Sie, was der Anbieter überhaupt zählt. Dieselbe Nutzerzahl kann je nach Modell sehr unterschiedlich kosten.
01
Named User
Jede Person hat eine eigene, fest zugeordnete Lizenz. Das häufigste Modell in der Cloud. Teilen von Zugängen ist vertraglich meist untersagt.
02
Concurrent User
Gezählt wird, wie viele gleichzeitig angemeldet sind. Interessant bei Schichtbetrieb oder vielen Gelegenheitsnutzern, dafür je Lizenz meist teurer.
03
Rollenlizenz
Der Preis richtet sich nach dem Funktionsumfang der Rolle: Vollnutzer, Funktionsnutzer, Leichtnutzer. Cloud-Spannen liegen häufig zwischen 30 und 200 € pro Nutzer und Monat.
04
Modullizenz
Bezahlt wird je freigeschaltetem Baustein wie Warenwirtschaft, Produktion oder Lohn, teils zusätzlich je Nutzer. Achten Sie auf Abhängigkeiten: Manche Module setzen andere voraus.
Lizenzmodelle vergleicht man nicht auf Preislisten, sondern im Angebot.
Beschreiben Sie Ihr Vorhaben kostenlos auf unserer Plattform, inklusive Nutzerzahl und Rollen, die KI-Assistenz strukturiert die Ausschreibung. Jeder Anbieter muss dann sein Lizenzmodell auf dieselben Nutzer rechnen, und Sie sehen die echten Gesamtkosten nebeneinander.
Jetzt kostenlos ausschreibenLizenzmodelle im Vergleich.
| Modell | So wird gezählt | Passt, wenn ... | Achtung |
|---|---|---|---|
| Named User | Eine Lizenz je Person | die meisten Mitarbeiter täglich im System arbeiten | Gelegenheitsnutzer machen es schnell teuer |
| Concurrent User | Gleichzeitige Anmeldungen | viele Nutzer selten oder zeitversetzt zugreifen | Engpässe zu Stoßzeiten, je Lizenz höherer Preis |
| Rollenlizenz | Nach Funktionsumfang je Nutzer | sich Voll- und Leichtnutzer klar trennen lassen | Rollendefinitionen des Herstellers genau prüfen |
| Cloud-Abo | Miete pro Nutzer und Monat, häufig 30 bis 200 € | Liquidität geschont werden soll und Betrieb inklusive sein soll | über 5 bis 8 Jahre meist die teurere Summe |
| Kauf plus Wartung | Einmalpreis plus 15 bis 22 % Wartung pro Jahr | Sie langfristig planen und Betrieb selbst stemmen | Anfangsinvestition, Upgrades oft nicht enthalten |
Alle Spannen sind Erfahrungswerte, keine Preislisten. Viele Hersteller kombinieren mehrere Modelle, entscheidend ist die Gesamtrechnung über fünf Jahre auf Basis konkreter Angebote.
Fallen bei der Nutzerzählung.
Die meisten Lizenzüberraschungen entstehen nicht beim Preis pro Nutzer, sondern bei der Frage, wer alles als Nutzer zählt.
- 1Technische Nutzer: Schnittstellen zu Shop, Kasse oder Logistik belegen bei vielen Herstellern eigene Lizenzen. Vorher schriftlich klären.
- 2Lesende Zugriffe: Auch wer nur Auswertungen ansieht, braucht oft eine Lizenz. Prüfen Sie, ob es günstige Lese- oder Self-Service-Rollen gibt.
- 3Mindestabnahmen und Pakete: Einstiegspakete mit fixer Nutzerzahl wirken günstig, passen aber selten genau. Bezahlte Leerplätze sind versteckte Kosten.
- 4Rollen-Upgrade durch Alltag: Wer einmal im Monat eine Buchung korrigiert, gilt plötzlich als Vollnutzer. Rollendefinitionen gegen echte Tätigkeiten prüfen.
- 5Audit-Klauseln: Hersteller dürfen die Nutzung oft prüfen und Unterlizenzierung nachberechnen. Lieber sauber zählen als nachzahlen.
Häufige Fragen zu Lizenzmodellen.
Welches Lizenzmodell ist das günstigste?
Es gibt kein pauschal günstigstes Modell, nur das passendste für Ihre Nutzerstruktur. Viele Gelegenheitsnutzer sprechen für Concurrent- oder Leichtlizenzen, ein Team aus Dauernutzern für Named User. Rechnen Sie jedes Angebot auf fünf Jahre hoch, erst dann werden Modelle vergleichbar.
Was ist der Unterschied zwischen Named User und Concurrent User?
Named User bindet die Lizenz an eine Person, egal wie oft sie sich anmeldet. Concurrent User zählt nur, wie viele gleichzeitig im System sind. Concurrent ist je Lizenz meist teurer, kann aber bei vielen Gelegenheitsnutzern insgesamt deutlich günstiger sein.
Was kostet eine ERP-Lizenz pro Nutzer?
In der Cloud erfahrungsgemäß 30 bis 200 € pro Nutzer und Monat, je nach Rolle und Modulen. Bei Kauflizenzen kommt zur Anfangsinvestition üblicherweise Wartung von 15 bis 22 Prozent des Lizenzpreises pro Jahr. Belastbar wird das erst durch Angebote auf Ihre konkrete Nutzerverteilung.
Kann ich Lizenzen zwischen Mitarbeitern übertragen?
Named-User-Lizenzen lassen sich meist auf neue Mitarbeiter umschreiben, etwa bei Personalwechsel, aber nicht im Alltag teilen. Das gemeinsame Nutzen eines Zugangs verstößt in der Regel gegen die Lizenzbedingungen und fliegt bei Audits auf.
Warum sind Lizenzangebote so schwer zu vergleichen?
Weil jeder Hersteller anders zählt: andere Rollendefinitionen, andere Modulzuschnitte, andere Regeln für technische Nutzer. Vergleichbar werden Angebote erst, wenn alle auf dieselbe Nutzer- und Rollenliste kalkulieren. Genau das erzwingt eine Ausschreibung mit klaren Vorgaben.
Wie finde ich heraus, welches Modell zu uns passt?
Erstellen Sie eine Liste aller Nutzer mit ihren tatsächlichen Tätigkeiten im System und schreiben Sie Ihr Vorhaben damit aus. Auf unserer Plattform ist das kostenlos, und die Anbieter schlagen jeweils ihr passendes Lizenzmodell mit konkreten Zahlen vor. Der Vergleich zeigt schnell, welche Zählweise für Ihre Struktur die wirtschaftlichste ist.
Stand: August 2026. Dieser Beitrag informiert allgemein und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.
Nicht das Modell entscheidet, Ihre Nutzerstruktur entscheidet.
Schreiben Sie Ihr ERP-Vorhaben kostenlos aus und lassen Sie jeden Anbieter sein Lizenzmodell auf Ihre echten Nutzer rechnen. So wird aus Lizenz-Kleingedrucktem eine vergleichbare Zahl.