Die ERP-Demo: so machen Sie aus der Show einen Vergleich.
Eine ERP-Demo wird erst nützlich, wenn Sie das Drehbuch vorgeben: Ihre Prozesse, Ihre Beispieldaten, Ihre Reihenfolge, bei jedem Anbieter identisch. So vergleichen Sie Systeme an denselben Aufgaben statt an der besten Präsentation.
Ohne Vorgaben zeigt jeder Anbieter seine Paradedisziplin und meidet seine Schwächen. Die Entscheidung fällt dann für den besten Vorführer, nicht für das passendste System.
So bereiten Sie die Demo vor.
01
Drehbuch schreiben
Fünf bis acht Kernprozesse aus Ihrem Alltag als konkrete Aufgaben: Auftrag mit Teillieferung, Retoure mit Gutschrift, Nachkalkulation. Das Drehbuch geht vorab an alle Anbieter.
02
Beispieldaten liefern
Eine Handvoll eigener Artikel, Kunden und ein realer Beleg, anonymisiert wo nötig. Im Demodatensatz des Anbieters funktioniert immer alles.
03
Ablauf und Zeit vorgeben
Gleiche Dauer, gleiche Reihenfolge, Folienzeit hart begrenzt, erfahrungsgemäß reichen 15 Minuten Unternehmensvorstellung völlig. Der Rest gehört dem System.
04
Bewertungsbogen vorbereiten
Je Drehbuchpunkt bewerten die Key-User direkt im Termin: läuft im Standard, braucht Anpassung, geht nicht. So bleibt der Vergleich auch nach der vierten Demo scharf.
Zu Demos laden Sie am besten Anbieter ein, die schon zu Ihnen passen.
Schreiben Sie Ihr Projekt kostenlos über unsere Plattform aus: Es bewerben sich Anbieter, die Ihre Anforderungen kennen und abdecken. Die Demo-Runde starten Sie dann mit drei bis fünf echten Kandidaten statt mit jedem, der Zeit hat.
Jetzt kostenlos ausschreibenFragen, die die Show entlarven.
Diese Fragen trennen im Termin die Substanz von der Präsentation. Stellen Sie sie jedem Anbieter und notieren Sie die Antworten wörtlich.
- 1Ist das, was Sie gerade zeigen, Standard, Konfiguration oder Sonderprogrammierung, und was davon ist im Angebot enthalten?
- 2Zeigen Sie den gleichen Vorgang bitte mit unseren mitgebrachten Daten, nicht mit Ihrem Demodatensatz.
- 3Was passiert, wenn der Anwender hier einen Fehler macht: Wie wird storniert, korrigiert, nachvollzogen?
- 4Wie sieht dieser Prozess nach einem Release-Update aus: Bleiben Anpassungen erhalten, und wer prüft das?
- 5Wer aus Ihrem Team würde unser Projekt umsetzen, und war diese Person an vergleichbaren Projekten beteiligt?
- 6Welche der gezeigten Funktionen sind heute produktiv bei Referenzkunden im Einsatz, welche sind Roadmap?
Warnsignale im Termin.
Das Drehbuch wird umgangen
Der Anbieter weicht auf eigene Beispiele aus oder vertagt Ihre Aufgaben auf einen Folgetermin. Meist heißt das: Genau dort klemmt es.
Alles ist kein Problem
Jede Frage wird mit Ja beantwortet, ohne Aufwand oder Voraussetzungen zu nennen. Seriöse Anbieter unterscheiden hörbar zwischen Standard und Anpassung.
Nur der Vertrieb spricht
Kein Berater oder Projektleiter im Termin, der das System wirklich bedient. Wer Ihnen später das Projekt liefert, sollten Sie vor der Entscheidung erlebt haben.
Folien statt System
Die Hälfte des Termins läuft in PowerPoint. Architekturbilder ersetzen keine Antwort auf die Frage, wie Ihre Retoure gebucht wird.
Tempo statt Tiefe
Durch die Masken wird geklickt, bevor jemand mitkommt. Bitten Sie um Wiederholung in Echtzeit: Was nur im Schnelldurchlauf gut aussieht, ist im Alltag umständlich.
Preisfragen werden vertagt
Wer im Termin keine Spannen oder Tagessätze nennen will, will erst die Begeisterung, dann die Rechnung. Kostenlogik gehört in jede Demo-Phase.
Häufige Fragen zu Anbieter-Demos.
Wie viele Anbieter sollte ich zur Demo einladen?
Drei bis fünf haben sich bewährt. Bei weniger fehlt der Vergleich, bei mehr verschwimmen die Eindrücke und der interne Aufwand steigt stark. Die Vorauswahl erledigt idealerweise eine Ausschreibung mit klaren Anforderungen.
Wie lange sollte eine Demo dauern?
Erfahrungsgemäß ein halber Tag pro Anbieter, bei komplexen Projekten auch ein ganzer. Kürzer als zwei Stunden wird es zwangsläufig eine Folienshow, länger als ein Tag ermüdet das Team und verzerrt den Vergleich.
Wer sollte auf unserer Seite teilnehmen?
Die Key-User der betroffenen Bereiche, die interne Projektleitung und für einen Teil des Termins die Geschäftsführung. Die Menschen, die täglich mit dem System arbeiten werden, haben das erste Wort in der Bewertung.
Sollte ich das Drehbuch wirklich vorab schicken?
Ja. Es geht nicht darum, Anbieter zu überrumpeln, sondern Vorbereitung auf Ihre Prozesse zu erzwingen. Wie gut ein Anbieter Ihr Drehbuch umsetzt, zeigt zugleich, wie er später im Projekt mit Ihren Anforderungen umgeht.
Was mache ich, wenn eine Funktion nicht gezeigt werden kann?
Schriftlich nachliefern lassen: Ist es Standard, Anpassung oder gar nicht machbar, mit Aufwandsschätzung. Ein ehrliches 'geht nur mit Anpassung' ist wertvoller als eine glatte Show, es gehört später ins Pflichtenheft.
Wann im Auswahlprozess sind Demos sinnvoll?
Nach der Angebotsphase, mit der engeren Wahl. Erst mit Anforderungen und Angeboten auf dem Tisch wissen Sie, was Sie sehen wollen. Über unsere kostenlose Ausschreibung kommen Sie ohne Einzelrecherche zu genau dieser engeren Wahl.
Stand: August 2026. Dieser Beitrag informiert allgemein und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.
Gleiche Aufgaben für alle, dann trägt der Vergleich.
Schreiben Sie Ihr Projekt kostenlos aus, wählen Sie die passendsten Bewerber und schicken Sie ihnen dasselbe Demo-Drehbuch: So entscheidet die Passung, nicht die Show.