Backup und Notfallplan: wenn das ERP stillsteht.
Steht das ERP, steht das Unternehmen: kein Versand, keine Rechnungen, keine Bestellungen. Ein Notfallplan beantwortet deshalb vorab zwei Fragen: Wie schnell muss das System wieder laufen (RTO), und wie viele Daten dürfen höchstens verloren gehen (RPO). Backups sind die Grundlage, aber erst der getestete Wiederanlauf macht daraus Sicherheit.
In der Cloud übernimmt der Anbieter vieles, aber nicht alles, und On-Premise liegt fast alles bei Ihnen. Hier steht, wer wofür zuständig ist und was in den Plan gehört.
RTO und RPO einfach erklärt.
RTO
Wie lange darf der Ausfall dauern
Die Recovery Time Objective ist die Zeit vom Ausfall bis zum Weiterarbeiten. Vier Stunden RTO heißt: Nach vier Stunden läuft das System wieder. Je kürzer, desto teurer die Vorkehrung.
RPO
Wie viele Daten dürfen fehlen
Die Recovery Point Objective ist der maximale Datenverlust, gemessen in Zeit. Ein RPO von einer Stunde heißt: Höchstens die letzte Stunde an Buchungen muss nacherfasst werden.
03
Backup ist nicht gleich Archiv
Backups sichern den Wiederanlauf, Archive erfüllen Aufbewahrungspflichten. Wer beides vermischt, hat im Ernstfall weder das eine noch das andere griffbereit.
04
Erst der Test zählt
Ein Backup, aus dem nie wiederhergestellt wurde, ist eine Hoffnung, kein Schutz. Ob RTO und RPO real erreichbar sind, zeigt nur die geprobte Wiederherstellung.
Wer ist wofür verantwortlich: Cloud gegen On-Premise.
Der häufigste Irrtum: In der Cloud kümmert sich schon der Anbieter. Er sichert den Betrieb der Plattform, Ihre organisatorische Vorsorge bleibt Ihre Aufgabe.
| Aufgabe | Cloud (SaaS) | On-Premise |
|---|---|---|
| Backups erstellen | Anbieter, Umfang und Rhythmus stehen im Vertrag | Sie, inklusive Rhythmus, Aufbewahrung und getrenntem Speicherort |
| Wiederherstellung im Ernstfall | Anbieter stellt die Plattform wieder her, zugesagte Zeiten stehen im Vertrag | Sie oder Ihr IT-Dienstleister, mit eigener Technik und eigenem Plan |
| Wiederherstellung testen | Sie sollten den Rückspielfall vertraglich vereinbaren und stichprobenartig einfordern | Sie, mindestens einmal jährlich mit dokumentiertem Ergebnis |
| Notfallplan und Notbetrieb | Immer Sie, der Anbieter kennt Ihre Prozesse nicht | Immer Sie |
| Zugänge und Endgeräte | Sie: Passwörter, Zwei-Faktor-Anmeldung, Gerätesicherheit | Sie, zusätzlich Serverraum, Netzwerk und Updates |
Bei Cloud-Verträgen lohnt der Blick auf die zugesicherte Verfügbarkeit, die Backup-Rhythmen und die Frage, ob Sie eigene Datenexporte ziehen dürfen. Ein eigener regelmäßiger Export ist eine günstige zweite Absicherung.
Fragen Sie RTO und RPO ab, bevor Sie unterschreiben.
Wiederherstellungszeiten, Backup-Rhythmen und Notfallunterstützung gehören in jede ERP-Ausschreibung. Auf unserer Plattform schreiben Sie Ihr Projekt kostenlos aus, die KI-Assistenz hilft bei der Formulierung, und Sie vergleichen die Antworten der Anbieter schwarz auf weiß.
Jetzt kostenlos ausschreibenNotbetrieb: arbeitsfähig bleiben, wenn nichts geht.
01
Kritische Prozesse benennen
Was muss auch ohne System weiterlaufen: meist Versand, Warenannahme und Auskunftsfähigkeit gegenüber Kunden. Alles andere darf warten, das entlastet den Plan.
02
Daten offline vorhalten
Aktuelle Auftragsliste, wichtigste Kundenkontakte, Preislisten: als regelmäßiger Export an sicherer Stelle. Damit lässt sich ein Tag überbrücken, ohne blind zu sein.
03
Zuständigkeiten und Wege
Wer ruft den Anbieter an, wer informiert Kunden und Team, wer entscheidet über den Notbetrieb. Namen und Telefonnummern gehören auf Papier, nicht nur ins ausgefallene System.
So testen Sie regelmäßig, ohne großen Aufwand.
Ein Notfallplan altert schneller als jede Telefonliste. Mit diesen Routinen bleibt er belastbar.
- 1Einmal jährlich eine echte Wiederherstellung aus dem Backup durchführen und die gemessene Dauer mit der angepeilten RTO vergleichen.
- 2Halbjährlich die Exporte prüfen: Sind Auftragsliste, Kontakte und Preise aktuell und lesbar, auch ohne das ERP.
- 3Nach jedem Personalwechsel die Notfallkontakte und Zuständigkeiten aktualisieren.
- 4Einmal im Jahr eine Stunde Trockenübung: Das Team spielt einen Ausfalltag durch und notiert, was fehlt.
- 5Bei Cloud-Systemen jährlich die Vertragswerte prüfen: zugesagte Verfügbarkeit, Backup-Rhythmus, Supportzeiten, und ob sie noch zum Geschäft passen.
Häufige Fragen zu Backup und Notfallplan.
Brauche ich bei einem Cloud-ERP überhaupt eigene Backups?
Der Anbieter sichert die Plattform, trotzdem empfiehlt sich ein eigener regelmäßiger Datenexport als zweite Absicherung. Er schützt bei Vertragsstreit, Anbieterinsolvenz oder versehentlich gelöschten Daten, die außerhalb des Backup-Fensters liegen. Klären Sie im Vertrag, welche Exporte möglich sind.
Welche RTO und RPO sind für den Mittelstand üblich?
Häufig anzutreffen sind eine RTO von vier bis 24 Stunden und eine RPO von einer bis 24 Stunden, je nach Branche. Ein Versandhändler in der Saison braucht kürzere Werte als ein Projektdienstleister. Entscheidend ist, die Werte bewusst festzulegen, statt sie dem Zufall zu überlassen.
Was kostet Ausfallsicherheit?
Als grobe Orientierung: Je kürzer RTO und RPO, desto teurer, weil redundante Systeme und häufigere Sicherungen nötig werden. Ein solider Grundschutz mit täglichen Backups, jährlichem Test und Notfallplan ist dagegen vor allem Organisationsarbeit und erfahrungsgemäß mit wenigen Tagen Aufwand im Jahr zu leisten.
Wie oft sollte die Wiederherstellung getestet werden?
Mindestens einmal im Jahr vollständig, mit dokumentiertem Ergebnis und gemessener Dauer. Zusätzlich lohnen Stichproben nach größeren Änderungen, etwa Updates oder neuen Schnittstellen. Ein Test, der Probleme aufdeckt, ist kein Misserfolg, sondern genau der Zweck der Übung.
Gehört das Thema wirklich schon in die ERP-Auswahl?
Ja, denn nachverhandeln ist teuer und im Ernstfall zu spät. Fragen Sie in der Ausschreibung nach Verfügbarkeitszusagen, Backup-Rhythmen, Wiederherstellungszeiten und Exportmöglichkeiten. Auf unserer Plattform schreiben Sie Ihr Projekt kostenlos aus und machen diese Punkte zum Vergleichskriterium zwischen den Anbietern.
Stand: August 2026. Dieser Beitrag informiert allgemein und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.
Sicherheit entsteht vor dem Ausfall.
Schreiben Sie Ihr ERP-Projekt kostenlos aus und fragen Sie Verfügbarkeit, Backups und Wiederherstellung gleich mit ab. Dann vergleichen Sie nicht nur Funktionen, sondern auch die Vorsorge.